Compte Rendu de la réunion du mercredi 27 janvier

Compte Rendu de la  réunion  du   mercredi 27 janvier  2010

Objet : bilan des finances au regard des projets de l'école (voyage cycle 3; piscine…)

          Organisation du carnaval et du concours de belote

         questions diverses

Présentes : BRISSEAU Laurence, CADOREL Gwen, CHOINET Sandra, DIASPARA Martine,  GAGNEUX Hélène, GIRARD SOPPET Carole , MOUGEL Elisabeth, MACHETTO Corinne, SAXE Laetitia,  TESSIER Violette,

FINANCEMENT DU VOYAGE DES CYCLE 3:

Cette année les élèves du cycle 3 partent en voyage dans le Vercors à Autrans du 3 au 7 mai

                                      Le coût est estimé à     13 700 €

Une demande de subvention exceptionnelle de    4 000 € a été demandée à la mairie

Si les parents participent pour 100€ par enfant = 5 000 €

Reste une participation de l'APE   de                   4 700 €

Notre souhait est de diminuer la part demandée aux familles, soit 80 € / enfant

(150 € pour les familles ayant 2 enfants concernés)

                D'où un coût pour l'APE de 5 700 €

Nous avons actuellement 9 000 € dans les caisses :

-         5 700 € pour le voyage

-         1 000 € environ pour financer la piscine dans les mêmes conditions que l'an dernier

-         1 500 € (?) demandés pour financer l'achat de vélos

_____________

-         8 200 €

il nous resterait encore 800 €

Nous avons besoin de prévoir un éventuel déficit du périscolaire :

le bilan actuel est moins alarmiste que nous ne le craignions à priori :

- la fréquentation n'est pas très importante

- mais le coût horaire facturé par la mairie est inférieur à celui prévu au départ

Sur décembre et janvier : 589.50 € encaissés pour un coût de 564.90 €

un bilan équilibré vu les quelques frais de fournitures à ajouter.

Nous avons cependant pas mal d'incertitude sur les mois de mai et juin ???

Il reste encore à organiser le carnaval + le concours de belote + la kermesse

Soit une rentrée d'argent d'un peu plus de 2 000 € l'an dernier,

ce qui ne nous met pas dans le rouge pour cette fin d'année.

RAPPEL FINANCIER (approximatif) :

FOIRE : + 2 900 €

VENTE de GÄTEAUX : + 285 €

MARCHE DE NOËL : + 550 €

FILM DE NOËL : - 300 €

CASES : + 94 €

ORGANISATION DU CARNAVAL :

Le mardi 16 février

On s'associe avec l'APE de l'école Saint-Maurice comme l'an passé pour faire un stand au pied de Ludoffaz dès 14h avec vente de gâteaux, crêpes, chocolat chaud et vin chaud.

L'OT nous rejoint à 15h30 avec le clown maquilleur et à 17h il organise le défilé dans le village.

On propose à l'APE St Maurice de partager les frais et les bénéfices.

Je distribuerai un mot dans les cahiers pour info et pour demander des gâteaux et des volontaires pour tenir le stand.

ORGANISATION DU CONCOURS DE BELOTE :

Date retenue le 28 mars 2009 à 14h

Lieu : salle des fêtes de Bonnevaux

La mairie nous prête la salle :

     demande par courrier + renvoyer la convention de location ( Gwen)

       Fournir une attestation d’assurance : voir MMA Morzine( Noëlle )

       Faire une demande pour l’ouverture d’un débit de boissons ( Gwen )

       Récupérer les clés ?

Le concours :

Sous la responsabilité de Laurence  Brisseau

Prévoir 30 à 35 équipes

Matériel = des jeux de 32 cartes

                 40 carnets de 5 fiches de points + 1 feuille de comptage

                 un règlement en petit à mettre sur la table + 1 A3 à afficher

                 des crayons de papier (je prend)

                 un tableau (déjà sur place )

il serait bon d’avoir un(e) joueur(se) en plus pour compléter une équipe au cas où…(à

proposer dans le courrier que l’on fera aux parents dans la semaine qui précède.)

La promotion de l’événement :

Contacter Radio Châtel + Le Dauphiné + Le Messager ( Gwen.)

Les flyers : Laetitia les préparent et achète le papier /

                   la mairie fait les photocopies ? (à voir)

                   On les distribue dans les commerces

            Les affiches : Laurence la prépare

                      Demande faite au Crédit Agricole pour 30 affiches en A3

                     4 modèles grand format à mettre sur les routes

                             (voir le coût chez un imprimeur)

On distribue : Corinne : Vacheresse + Champanges + Larringes

                         Bénédicte : Abondance

                         Carole : La Chapelle

                         Violette :  Bonnevaux

                         Martine : Saint-Paul + Chevenoz

                         Gwen : Le Biot + St Jean d’ Aulps + Châtel

                         Zabeth : Bernex + l’X + Feu Courbe + Grange Blanche

                         Laetitia : Bioge

    Prévenir le club de belote de Châtel (Laurence )

                 le club des toujours jeunes à Abondance

                       (passer le mardi après-midi dans leur salle au village en face du Vival )

Préparation de la buvette + petite restauration :

Buvette : prévoir thé + café + tisane ( tasses + cuillères + sucre )

                            Bières ( 4 pack de 26 )  /  4 bout. de blanc + 4 bout. de rouge

                            Coca / orangina / sirop / perrier / jus de fruits

Petite restauration : sandwich ( jambon + saucisson ) Violette

                                  + moutarde / beurre / cornichons

                                Gâteaux / bricelets / bugnes : demande aux parents

                                Crêpes (pas cette année : trop de boulot et les gâteaux marchent     

                                                bien )

Courses à Intermarché le jeudi après-midi ou samedi matin(Zabeth + ? ) Je fais le bilan des quantités en fonction de ce que l'on a passé l'an dernier (Noëlle retrouve la facture pour me dire ce que l'on avait commandé)

Prévoir un affichage des prix

Prévoir la caisse ( Noëlle)

La recherche des lots :

A voir : les restaurants / les commerces / le Conseil Général / les producteurs de fromage / les transporteurs (excursions) / les remontées mécaniques / les écoles de skis / les cinémas / …

Tableau en annexe : c'est celui de l'an dernier, on repart sur la même chose, si vous ne pouvez pas, trouvez-vous un remplaçant ou faites moi signe.

On souhaite afficher tous nos partenaires dans la salle le 29 mars : si chacun peut noter les lots récupérés et leurs provenances (il faudra remercier tout le monde et ne pas en oublier !)

Demander des coupes à l’ Office du Tourisme (Zabeth)

Le tableau de répartition des tâches

A afficher à l'école (Laeti)

Le courrier aux parents :

A faire 8 à 10 jours avant :

*demander de faire des gâteaux (beaucoup de gâteaux !)

*demander des volontaires pour préparer le matin(de 10h à 11h30) / pour tenir la buvette /   

   ranger,    nettoyer le soir (de 13h30 à 19h30 environ )

*demander de faire de la pub autour de soi et/ou de participer personnellement au concours

*apporter des lots supplémentaires selon affinités

QUESTIONS DIVERSES :

·        Hélène Gagneux  gère le secrétariat du périscolaire et pour faciliter l'encaissement des chèques, nous avons fait le nécessaire auprès du Crédit Agricole pour qu'elle ait également la signature du compte périscolaire.

·        Le problème de la surveillance des enfants de la cantine de 13h à 13h20 à été souligné car pendant ce créneau il n'y a qu'une personne dans la cour pour surveiller les enfants et en cas de problème (blessure ou autre d'un enfant), il n'y a personne pour s'occuper des autres.

La demande a été faite auprès de la mairie pour que Marie-Jeanne puisse rester jusqu'à 13h20.

Nous appuyons cette demande.

·        Il reste 2 tables à acheter chez Ikea pour aménager la salle pour le périscolaire. Hélène s'en chargera si elle y va pendant les vacances. Sinon, s'il y a des volontaires….

·        Le meuble de rangement dans le hall sera fait le plus rapidement possible par un employé communal(peut-être dès le retour des vacances de février).

FIN DE LA SEANCE

Le choix de proposer la réunion autour d'un repas au restau nous a bien plu, nous avons passé une bonne soirée.

A refaire

Avis aux amateurs !

Sylvaine :	L’Abbaye	Voir Julie pour acrobranche ?
Corinne :	Pension de Savoie	Mont Jorat
Sandra :	Les Cornettes	Ciné Thonon
Laurence :	Les Gentianettes	La Pastourelle	Maco	ESF la Chapelle
Valérie : + Carole	L’Ensoleillé	Le Ferraillon	La Rocaille
Gwen. :	Les Routards	Chez Lysiane (boulangerie Canon)	Garage :Jean- Pascal	Chèvre : Denis Peillex	Ciné Châtel +  SEM pour forfaits
Violette :	Boucherie Maulaz	Kisky	Demander 2 jambons	Commander jambon(10) + saucisson(10) pour la buvette
Bénédicte :	Duchène	Nourdin	Ferrari	Marcel sports
Catherine F. :	SUPER U Vinzier
Laetitia :	SAT	FROSSARD	Jean-Yves pour encadrement escalade
Zabeth :	Val fleuri	Vival  + Intermarché + Faire un courrier CORA + CARREFOUR	Cave à Sam	Maison du Val + producteurs de fromage du village	Montée Impossible + Baptêmes parapente
Martine :	La boutique de l’Abbaye

Avis aux bonnes volontés ! : si vous pensez à autre chose…